Exchange Online steigt auf 100 GB:
braucht es noch E-Mail-Archivierung?

Kurz gesagt: Ab Juli 2026 wachsen die Exchange-Online-Postfächer der Microsoft-365-Business-Pläne (Basic, Standard und Premium) von 50 auf 100 GB. Viele werden das als „jetzt habe ich Platz, ich muss keine E-Mails archivieren“ lesen. Das ist ein Irrtum: Kapazität ist nicht Aufbewahrung. E-Mail-Archivierung dient der rechtskonformen Aufbewahrung, dem Legal Hold, der Dokumentensuche, der Unveränderbarkeit und der Wiederherstellung — nichts davon löst ein größeres Postfach. Hier, was sich wirklich ändert und was zu tun ist.

Was sich ab Juli 2026 wirklich ändert

Die Postfacherhöhung ist keine isolierte Neuerung: Sie ist Teil des Microsoft-365-Preis- und Paket-Updates, das für Juli 2026 angekündigt wurde. Für die Business-Pläne (Basic, Standard und Premium) wächst das primäre Postfach von Microsoft 365 von 50 auf 100 GB. Die Enterprise-Pläne (Office 365 und Microsoft 365 E3 und E5) lagen bereits bei 100 GB und ändern sich nicht; die Frontline-Pläne erhalten die Erhöhung nicht.

Der offizielle Zeitplan: Die Preisanpassungen gelten ab dem 1. Juli 2026, während die neuen Paketfunktionen — einschließlich der +50 GB — ab Juni ausgerollt werden und bis zum 1. August 2026 abgeschlossen sind, mit einer Vorankündigung von mindestens 30 Tagen im Message Center jedes Tenants.

Ehrlich gesagt: Es ist nicht nur Platz geschenkt. Das Update bringt auch Preisanpassungen bei mehreren Plänen und neue Funktionen mit sich — die Business-Pläne erhalten etwa den Anti-Phishing-Schutz von Links beim Klick, relevant für die E-Mail-Sicherheit. Die +50 GB sind im Grunde eines der Mehrwert-Elemente innerhalb eines breiteren Updates.

„100 GB reichen mir“: der Irrtum

Der Fehler besteht darin, das Postfach wie ein Lager zu behandeln: Solange Platz da ist, bleibt alles, wo es ist. So wird die Mailbox zu einem De-facto-Archiv — unübersichtlich, ungesteuert, voller personenbezogener Daten und Dokumente, deren Aufbewahrung niemand bewusst entschieden hat. Den Platz zu verdoppeln löst das Problem nicht: Es verschiebt es und vergrößert es zugleich.

Ein geräumiges Postfach bietet nichts von dem, was ein Unternehmen wirklich braucht, wenn Daten zählen: automatisch angewandte Aufbewahrungsregeln, die Gewähr, dass eine Nachricht nicht verändert oder gelöscht wird, die Möglichkeit, Dokumente im Streitfall zu suchen und bereitzustellen, und die selektive Wiederherstellung des Benötigten. All das ist das Feld der Archivierung, nicht des Platzes.

Was E-Mail-Archivierung wirklich leistet

Die E-Mail-Archivierung ist kein größerer Speicher: Sie ist ein System für die Aufbewahrung von Nachrichten mit Eigenschaften, die das Postfach nicht hat.

• Gesteuerte Aufbewahrung— Aufbewahrungsrichtlinien, die automatisch nach Nachrichtenkategorie angewandt werden, um zu behalten, was zu behalten ist, und zu löschen, was nicht länger als nötig aufzubewahren ist.
• Unveränderbarkeit— archivierte Nachrichten können vor Ablauf der Frist nicht geändert oder gelöscht werden, auch nicht durch einen Administrator: eine Schlüsselanforderung für den Beweiswert.
• Legal Hold und Dokumentensuche— die Möglichkeit, relevante Daten im Streitfall einzufrieren (Legal Hold) und sie schnell zu suchen und bereitzustellen (eDiscovery).
• Granulare Wiederherstellung— Wiederherstellung einer einzelnen Nachricht oder eines ganzen Postfachs, auch eines ehemaligen Mitarbeiters, ohne eine Lizenz nur deshalb aktiv zu halten, um die Historie nicht zu verlieren.
• Trennung vom operativen Postfach— die Historie verlässt die tägliche Mailbox: weniger Ballast, schnellere Suchen, ein sauberer Perimeter, auf den die Regeln angewandt werden.

Wann auch ein größeres Postfach nicht reicht

Es gibt auch eine praktische Grenze, die oft übersehen wird: Die 100 GB betreffen das primäre Postfach, nicht das Archiv. Bei den Plänen Business Basic und Standard bleibt das integrierte Archivpostfach auf 50 GB begrenzt; das selbsterweiternde Archiv bis 1,5 TB ist bei Business Premium und den Enterprise-Plänen verfügbar. Übersetzt: Die unter KMU am weitesten verbreiteten Business-Pläne erhalten mehr Platz in der täglichen Mailbox, aber kein Archiv, das einer mehrjährigen Aufbewahrung gerecht wird.

Hinzu kommt die regulatorische Ebene. Es gibt keine pauschale Pflicht, alle E-Mails aufzubewahren, aber wenn eine Nachricht als Buchhaltungsunterlage oder Geschäftskorrespondenz gilt, fällt sie unter die zehnjährige Aufbewahrung des italienischen Zivilgesetzbuchs (Art. 2220); Steuerdokumente und über zertifizierte E-Mail (PEC) versandte Nachrichten folgen eigenen Regeln; und für Unternehmen im NIS2-Perimeter sind Nachvollziehbarkeit und Datenintegrität Teil der geforderten Sicherheitslage. In die entgegengesetzte Richtung verlangt die DSGVO, personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufzubewahren: Es braucht also eine präzise Aufbewahrungsrichtlinie, nicht einfach mehr Platz.

Wie man vorgeht, ohne unvorbereitet zu sein

Der Sprung auf 100 GB ist der richtige Moment, um Ordnung zu schaffen, nicht um aufzuschieben. Drei konkrete Schritte: eine Aufbewahrungsrichtlinie nach Datenkategorie festlegen (was aufbewahren, wie lange, was löschen); eine verwaltete E-Mail-Archivierung mit Unveränderbarkeit, Suche und Legal Hold aktivieren; und sie mit einem Backup der Microsoft-365-Daten kombinieren, denn Archivierung und Backup decken unterschiedliche, einander ergänzende Bedürfnisse ab.

Es ist auch der Moment, Lizenzen und Migrationen mit Blick auf die Aufbewahrung zu überprüfen: Wer eine Cloud- und E-Mail-Migration erwägt, kann Archiv und Aufbewahrung von Anfang an richtig einrichten, statt die Grenzen zu entdecken, wenn eine drei Jahre alte Nachricht wiederhergestellt werden muss.

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